视频会议系统利用高科技的设备终端进行远程通信连接，从而达到虽远隔万里却能非常近距离的进行会议沟通交流，其实视频会议系统的好处可以体现在企业应用视频会议的多个方面，视频会议系统的好处之一就是有效率，同一件事和以往的处理方式相比，使用视频会议系统决策者得到信息的速度更快，能与更多相关人员交流，从而有更多参与者提供意见和建议。对于突发事件，也能进行更快速的处理，传统的会议交流方式已经不能满足人们对信息的需求，视频会议系统的好处是自然的交流方式，从讲话人的形态、表情等来领会对方的意思，从而好的表达相应的观点，促进和谐交流。

影响画面质量的另一因素，是会场四周的景物和颜色，以及桌椅的色调。一般忌用“白色”、“黑色”之类的色调，这两种颜色对人体将产生“反光”及“夺光”的不良效应。所以无论墙壁四周、桌椅均采用浅色色调较为适宜，如墙壁四周米黄色，浅绿，桌椅浅咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色。

灯光照度是会议室的基本必要条件。摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，从窗户射入的光(色温约5800K)比日光灯(3500K)或三基色类(约3200K)偏高，如室内有这两种光源(自然及人工光源)，就会产生有蓝色投影和红色阴影区域的视频图像;另一方面是召开会议的时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样。因此会议室应避免采用自然光源，如果采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡，并且应选择冷光源，诸如“三色基灯”(R、G、B)效果，避免使用热光源。

学术报告厅型布局 的大屏幕位于正前方，各类人员按照对正常工作的重要程度不同，呈阶梯状排列位置，主要决策领导人员处于的大屏幕观看位置，其余人员次之。席位和屏幕之间，放置发言台，供讲演者用。这种布局适用于领导人员、观摩人员较多的场景。